BERISI Sesi 7: Samakan Persepsi, Bawaslu Tanjungpinang Sempurnakan Format Notulensi

TANJUNGPINANG —Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kota Tanjungpinang memperkuat tertib administrasi dan kualitas dokumentasi kelembagaan melalui BERISI Sesi 7 dengan tema “Penyamaan Persepsi dan Penyempurnaan Format Notulensi”, Selasa (6/10/2026). Kegiatan dilaksanakan secara virtual melalui Zoom dan diikuti Ketua dan Anggota Bawaslu Kota Tanjungpinang bersama jajaran sekretariat.

Kegiatan dibuka Anggota Bawaslu Kota Tanjungpinang, Rapida Nuriana, S.Pd., MM, yang menekankan pentingnya keseragaman dalam penyusunan notulensi. Menurutnya, perbedaan format maupun pemahaman dalam pencatatan hasil rapat selama ini dapat menyebabkan informasi terdokumentasi secara tidak seragam.

“Diperlukan format notulensi yang lebih sistematis, jelas, dan mudah dipahami,” ujar Rapida.

Ia juga meminta seluruh jajaran sekretariat mengikuti kegiatan dengan serius agar penyusunan notulensi ke depan memiliki standar dan pemahaman yang sama.

Materi utama disampaikan Kasubbag P3SPH M. Afandi, SH.,M.H dengan tema “Penyamaan Persepsi dan Penyempurnaan Format Notulensi di Lingkungan Bawaslu Kota Tanjungpinang”. Pembahasan diarahkan pada penguatan fungsi notulensi sebagai dokumen penting yang merekam jalannya rapat, pokok pembahasan, pendapat peserta, hasil kesepakatan, hingga tindak lanjut.

Dalam pemaparannya, dijelaskan bahwa format notulensi yang seragam diperlukan agar hasil rapat dapat disajikan secara sistematis dan memudahkan penelusuran informasi maupun tindak lanjut.

Format yang disempurnakan mencakup empat bagian utama, yakni Risalah Rapat, Ringkasan Pembahasan Rapat, Solusi dan Tindak Lanjut, serta Penutup.

Pada bagian risalah rapat, notulis mencantumkan informasi dasar kegiatan, seperti hari dan tanggal, waktu, tempat, pemimpin rapat, peserta, notulis, serta perihal. Selanjutnya, ringkasan pembahasan memuat pokok-pokok materi yang dibicarakan, termasuk pendapat, masukan, maupun saran peserta rapat.

Sementara itu, bagian solusi dan tindak lanjut mencatat hasil kesepakatan serta langkah yang perlu dilakukan setelah rapat. Jika diperlukan, pihak yang bertanggung jawab terhadap tindak lanjut juga dicantumkan sehingga pelaksanaannya dapat dipantau dan ditelusuri.

Adapun bagian penutup memuat kesimpulan singkat dan waktu berakhirnya rapat. Materi juga menekankan pentingnya pengesahan dokumen melalui pencantuman nama dan jabatan pemimpin rapat serta notulis, disertai dokumentasi kegiatan sebagai bukti pendukung pelaksanaan rapat.

Penyamaan persepsi tersebut diharapkan tidak hanya menghasilkan format yang seragam, tetapi juga membangun pemahaman yang sama di antara seluruh jajaran yang terlibat dalam penyusunan notulensi.

Dengan dokumentasi yang lebih terstruktur, hasil rapat dapat menjadi sumber informasi yang lengkap, konsisten, dan mudah ditelusuri, sekaligus mendukung tertib administrasi di lingkungan Bawaslu Kota Tanjungpinang.

Kegiatan kemudian ditutup Anggota Bawaslu Kota Tanjungpinang, Hendri Safutra, S.Pd.I., MM. Dalam arahannya, Hendri berharap kegiatan BERISI Sesi 7 dapat memperkuat pemahaman jajaran mengenai pentingnya dokumentasi dan pengelolaan administrasi secara tertib dan dapat dipertanggungjawabkan.

Ia juga menekankan pentingnya kelengkapan dokumen pendukung serta pemutakhiran data kepegawaian sebagai bagian dari penguatan tata kelola kinerja.

“Diharapkan kegiatan ini dapat memperkuat tata kelola kinerja dan data kepegawaian serta mendukung kesiapan data dalam pelaksanaan assessment, pemetaan talenta, pengembangan ASN, dan penerapan manajemen talenta di lingkungan Bawaslu Kota Tanjungpinang,” ujarnya.

Melalui BERISI Sesi 7, Bawaslu Kota Tanjungpinang terus mendorong penguatan administrasi internal agar setiap proses dan hasil kerja kelembagaan terdokumentasi secara rapi, seragam, lengkap, dan mudah ditelusuri.